Ocena pracownika

Oceny efektywności pracowników są ważne dla każdej firmy, ale ich skuteczność zależy od sposobu, w jaki są przeprowadzane. Mogą one zachęcić pracowników do osiągania nowych szczytów - lub mogą spowodować ich odejście z firmy.

Świetna ocena pomaga pracownikom zidentyfikować możliwości rozwoju i potencjalne obszary do poprawy bez szkody dla relacji pracownik-menedżer, ale napisanie dobrej oceny nie jest łatwe. Menedżerowie często nie otrzymują wystarczających wskazówek na temat tego, jak powinna wyglądać efektywna i kompleksowa ocena.

Na domiar złego, małe firmy często borykają się z ograniczonymi zasobami. Dla firmy zatrudniającej 1000 pracowników, aby przeprowadzić dokładną i pomocną ocenę wyników pracy, idealnym rozwiązaniem jest 14-osobowy, pełnoetatowy personel HR. Nawet firma zatrudniająca 100 pracowników potrzebuje pełnoetatowej osoby, która zbiera dane dotyczące wydajności od menedżerów, którzy powinni poświęcić średnio trzy godziny na każdą ocenę pracownika.

Czym jest ocena efektywności pracownika?

Ocena pracy pracownika, znana również jako ocena wydajności lub ocena efektywności, jest formalną oceną pracy pracownika w danym okresie czasu. Podczas takiej oceny menedżerowie oceniają ogólną wydajność danej osoby, identyfikują jej mocne i słabe strony, udzielają informacji zwrotnej i pomagają jej wyznaczyć cele.

Pracownicy zazwyczaj mają również możliwość zadawania pytań i dzielenia się opiniami ze swoim menedżerem. Mogą również wypełnić samoocenę jako część procesu oceny wyników pracy.

Chociaż tradycyjnie ocena wyników pracy odbywa się raz w roku, coraz więcej firm skłania się ku kwartalnym, miesięcznym, a nawet cotygodniowym ocenom. Niektóre organizacje całkowicie wyeliminowały formalny proces oceny wyników pracy, zastępując go regularnymi, luźnymi spotkaniami kontrolnymi jeden na jeden z kierownictwem.

Niezależnie od tego, jak często i w jaki sposób Twoja firma przeprowadza ocenę wyników pracy, spotkania te powinny przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Pracownicy zyskują lepsze zrozumienie tego, co robią dobrze, a co mogą poprawić, mogą zadawać pytania i przekazywać informacje zwrotne swoim menedżerom. Z kolei menedżerowie mają możliwość przekazania oczekiwań swojemu zespołowi, zidentyfikowania osób osiągających najlepsze wyniki, skorygowania problemów, zanim dojdzie do ich eskalacji, a także zwiększenia zaangażowania i motywacji.

Co należy zawrzeć w ocenie efektywności pracownika

Niezależnie od branży, większość ocen pracowniczych obejmuje ocenę tych umiejętności:

  • Komunikacja
  • Współpraca i praca zespołowa
  • Rozwiązywanie problemów
  • Jakość i dokładność pracy
  • Obecność, punktualność i rzetelność
  • Zdolność do osiągania celów i dotrzymywania terminów.

Ocena powinna również obejmować wszelkie kompetencje specyficzne dla danej firmy lub stanowiska, a także osiągnięcia pracownika i jego wkład w pełnioną funkcję lub organizację.

Po uwzględnieniu kluczowych obszarów oceny, należy ocenić i zważyć każdy z nich, aby uzyskać obraz ogólnej wydajności pracownika. Sposób, w jaki sformatujesz i zorganizujesz te informacje, zależy od Ciebie i potrzeb Twojej firmy. Niektóre organizacje stosują system ocen od A do F, punktację liczbową lub procentową, albo pisemne opisy (np. "większość czasu", " czasem). Bez względu na to, jaki system zastosujesz, upewnij się, że jest on obiektywny i łatwy do zrozumienia.

Po zakończeniu procesu oceniania ustal z każdym pracownikiem czas na omówienie swoich spostrzeżeń. Pomocne może być posiadanie pisemnej kopii oceny, aby móc się do niej odnieść i utrzymać spotkanie na właściwym torze. Upewnij się, że przekazujesz informacje zwrotne w sposób przejrzysty, podając przykłady tam, gdzie to stosowne, i przeznaczasz wystarczająco dużo czasu na zadawanie pytań przez pracownika lub przekazywanie informacji zwrotnych.

Wskazówki, jak napisać ocenę pracy pracownika

1. Udzielaj regularnych, nieformalnych informacji zwrotnych.

Chociaż ocena wyników pracy odbywa się zazwyczaj raz lub dwa razy w roku, nie powinna ograniczać się do tych krótkich okresów. Powinieneś oferować spójne oceny przez cały rok, aby nie było żadnych niespodzianek w czasie oceny. Powinieneś również stale notować wyniki pracy pracowników - szczególnie wtedy, gdy w najbliższym czasie nie ma żadnych ocen.

Nie zaniedbuj pracowników osiągających najlepsze wyniki. Jeśli zajmujesz się tylko problemami lub skupiasz się na pracownikach, którzy nie radzą sobie tak dobrze jak inni, tracisz okazję do wyrażenia wdzięczności tym, którzy kształtują innowacyjność, kreatywność i kulturę w Twojej firmie. Choć mogą oni nie potrzebować tak wielu wskazówek jak inni pracownicy, osoby te mogą stracić swoją pasję lub motywację, jeśli nie będą od czasu do czasu doceniane.

2. Bądź szczery.

Żaden pracownik nie jest doskonały i zawsze znajdzie się miejsce na poprawę. Zdecyduj, czym warto się zająć, i nie wahaj się tego poruszyć. Jeśli wiesz, że jakiś problem ma wpływ na Twój zespół, omijanie go szerokim łukiem nie doprowadzi Cię do niczego.

3. Zrób to twarzą w twarz.

Pisemna ocena powinna być krótkim, ale bezpośrednim przeglądem punktów dyskusji, co pozwoli na bardziej szczegółową rozmowę twarzą w twarz. Możesz zaplanować spotkanie w kawiarni lub w innym miejscu poza biurem, aby zapewnić komfortową atmosferę. Jeśli dokonujesz przeglądu pracowników zdalnych, zaplanuj czat wideo, aby nadal prowadzić rozmowę na żywo. Takie podejście pozostawia miejsce na dyskusję i informacje zwrotne z ich strony oraz zapobiega błędom w komunikacji. Po opisaniu wszelkich niedociągnięć lub błędów, omów rozwiązania tych problemów i zachęć pracowników do komentowania poruszonych przez Ciebie kwestii.

4. Używaj konkretnych, trafnych przykładów.

Omawiając obszary wymagające poprawy lub rzeczy, które pracownik zrobił dobrze, upewnij się, że masz wyraźne przykłady, do których możesz się odwołać. (Dlatego tak ważne jest robienie notatek przez długi okres czasu). Posiadanie przykładów udowadnia pracownikowi, że zwracasz na niego uwagę i uwiarygodnia twoje oczekiwania.

5. Zakończ pozytywnym akcentem.

Nie pozostawiaj oceny bez wzajemnego zrozumienia i szacunku, i nie pozwól pracownikowi czuć się tak, jakby był w niewiedzy co do dalszych działań. Zachęcanie pracowników i wyrażanie uznania jest dodatkowym bodźcem do wystawienia dobrej oceny lub podnosi na duchu pracownika po ocenie negatywnej. Pozytywne wzmocnienie i konstruktywne informacje zwrotne mogą przejść długą drogę, dając pracownikom pewność siebie i napęd, którego potrzebują, aby osiągać lepsze wyniki.

6. Starannie dobieraj słowa.

Zwróć szczególną uwagę na to, jak formułujesz swoje oceny. Znaczące i zorientowane na działanie słowa mają o wiele większy wpływ niż bardziej standardowe zwroty, takie jak "dobrze" czy "zadowalająco".

Oto pięć słów i wyrażeń, które pomogą Ci skutecznie podkreślić wkład pracownika, w oparciu o książkę Jamesa E. Neala Effective Phrases for Performance Appraisals (Skuteczne zwroty w ocenie pracy)

  • Osiągnięcia: Włącz to w zdanie, takie jak "osiąga optymalny poziom wydajności z/do .... "
  • Umiejętności komunikacyjne: Zwroty takie jak "skutecznie komunikuje oczekiwania" lub "znakomicie ułatwia dyskusje w grupie" mają duże znaczenie dla pracownika.
  • Kreatywność: Docenianie kreatywnej strony pracowników może sprawić, że będą oni szczęśliwsi i bardziej zmotywowani. W ocenie wydajności spróbuj użyć sformułowań takich jak "szuka kreatywnych alternatyw", a następnie podaj konkretne przykłady i wyniki.
  • Doskonalenie: Pracownicy lubią słyszeć, że się doskonalą i że jest to zauważane. "Stale się rozwija i doskonali" oraz "Stale planuje ulepszenia" to dwa konstruktywne zwroty, których można użyć w ocenie wyników pracy.
  • Zdolności kierownicze: Umiejętności przywódcze i zdolność do zarządzania innymi są kluczem do sukcesu pracownika. Sformułowania takie jak "zapewnia wsparcie w okresach zmian organizacyjnych" mają duże znaczenie dla pracownika.

Podsumowanie

Dobrze przygotowana i przedstawiona ocena pracownika pomoże obu stroną realizować wspólnie ustalone cele biznesowe. Warto poświęcić chwilę i wykonać solidną analizę, być może masz dobrego pracownika, prawdziwą gwiazdę której należy dać odrobinę przestrzeni do rozwinięcia skrzydeł.